provincie Fryslân
“We kwamen erachter dat we heel veel al min of meer goed deden, maar dat er ook zaken ontbraken.”
Marcel Boon / Coördinator functioneel beheer
Over
De provincie zorgt er onder andere voor dat de wegen begaanbaar blijven en dat we kunnen genieten van de Fryske natuur. Ook geven we ondernemers kansen en zorgen we ervoor dat de Fryske identiteit en cultuur behouden blijven.
Waarom hebben wij voor de Vakopleiding Functioneel Beheer gekozen?
Ons functioneel beheer team (FuB) was aan een volgende groeistap toe.
Voor 2016 werden FuB-ers veelal ingezet als “allround persoonlijk 2e lijns helpdeskmedewerker van de afdeling”, zeg maar even FUB 1.0 Er was een duidelijke wens om Fub meer gewicht en gezicht te geven. Daarom zijn onze FuB-ers gecentraliseerd in een team binnen de toenmalige afdeling IV. Er is tevens een coördinator FuB aangesteld met de duidelijke opdracht: Zorg voor een professioneel team dat van toegevoegde waarde is en blijft.
Als eerste is de basiskennis opgefrist met o.a. een BISL training. Op persoonlijk vlak hebben alle teamleden een “personal power training gevolgd”. Deze training staat los van de FuB inhoud, maar heeft de individuen in het team sterker en zelfbewuster gemaakt en als gevolg daarvan is het hele team gegroeid. Daarnaast is er gewerkt aan inhoudelijke teamvorming, aan het overnemen van elkaars taken (multidisciplinair inzetbaar) en aan de invulling van het idee dat je niet de FuB van één specifieke applicatie bent, waarvan je precies weet op welk knopje je moet drukken, maar dat je FuB bent die de taal van de klanten, van de organisatie, van de techniek en van de leverancier spreekt, waarbij de applicatie die je beheert pas daarna komt.
Als onderdeel van dit groeipad hebben we in 2017 een inspirerende presentatie gehad van Martijn Buurman.
Ondertussen stapten we met steeds meer applicaties over naar een SAAS variant en was er nagenoeg geen sprake meer van eigen gebouwde applicaties. Dat betekent dat je als FuB steeds meer regievoerder bent.
Wij hebben ons zelf in deze fase FUB 2.0 gedoopt met het idee door te groeien naar FUB 3.0 en de verbinding te zoeken met ons team van informatiemanagement (IM). Dat was makkelijker bedacht dan gedaan.
In de 1e week van 2020 kreeg ik een tip dat deze opleiding aangeboden werd. Ik heb toen contact gezocht met Daniel E. Brouwer via LinkedIn en met de productmanager IT Academy Noord-Nederland / Hanze Hogeschool Groningen.
Er was onmiddellijk een klik. Over de inhoud, over de praktische opzet, over onze wens om de verbinding met IM te realiseren en over de flexibiliteit om de lesstof om te buigen naar onze praktijk en de training bij ons “in house’’ te verzorgen.
Deze training beloofde anders dan anderen te zijn: veel praktijk cases die echt spelen. Deze training beloofde ons een essentiële bijdrage te leveren in ons groeipad naar FuB 3.0.
Wat heeft de Vakopleiding Functioneel Beheer jullie gebracht?
We kwamen erachter dat we heel veel al min of meer goed deden maar dat er ook zaken ontbraken en vooral dat we bij twijfel of bij aanpassingen niet konden nalezen hoe we het ‘bedacht” hadden. Daarmee doen we onszelf en de organisatie te kort.
We hebben actieteams geformeerd die gaan zorgen dat de basis op orde komt.
Bijvoorbeeld: Een gedegen stakeholder analyse, maar ook het goed uitschrijven van de acceptatiecriteria: “The definition of done”.
Zo zijn er nog een 8 tal actieteams die (soms kleine) zaken gaan (in)regelen en vastleggen, zodat iedereen kan zeggen en nalezen: “Zo werken we, dit hebben we afgesproken, deze keuzes hebben daarom gemaakt en dit kan je van ons verwachten”.
Daarnaast hebben FuB en IM elkaar nu volledig gevonden en worden er ‘accountteams’ op basis van beheerdomeinen en bedrijfsprocessen geformeerd, die in gesprek gaan met de klant / organisatie en die gezamenlijk aan de slag gaan met vragen die vanuit de business komen.
De bezetting van deze teams wisselt en de trekker/woordvoerder ook. Soms kan een FuB prima een nieuwe functionaliteit in een applicatie aanwenden voor een businessvraag en hoeft er alleen maar even een korte verificatie met IM plaats te vinden, maar in een ander geval moeten IM en een Business Analist eerst een gedegen intake en onderzoek doen om duidelijk te krijgen wat de functionele wens is om vervolgens de architecten en FuB erbij te betrekken om te kijken of we deze vraag kunnen invullen met functionaliteit die we al in huis hebben of dat er gekozen moet worden een nieuwe toepassing in de markt te zoeken. Hierbij moeten we steeds weer terug kunnen vallen op een goed beschreven basis.
Door een zichtbare, professionele en betrouwbare gesprekspartner te zijn kan de organisatie niet meer om ons heen en zullen ze ons keer op keer weten te vinden.
Dan noemen we onszelf FuB 3.0 en zijn we goed voorbereid op de dingen die komen gaan in het tweede decennium van de 21e eeuw!